Khi giao tiếp, nhiều bạn sẽ bị góp ý là:

“Sao bạn nói chuyện dài dòng, khó hiểu quá vậy?”

Hoặc đôi khi chưa cần góp ý thì chúng ta cũng tự hỏi là tại sao mình không nói ra được những điều mà mình suy nghĩ. Lúc nào nói chuyện cũng gặp vấn đề là lan man, dài dòng và nói những điều không cần thiết.

Trong công việc, học tập nếu có được khả năng nói chuyện logic thì dù cùng một vấn đề, người nói chuyện logic sẽ thuyết phục được người nghe hơn và đạt được mục tiêu mà mình mong muốn. Vậy nên, trong bài viết này anh sẽ phân tích từng nguyên nhân cụ thể khiến bạn nói chuyện dài dòng, kèm theo giải pháp cụ thể để bạn áp dụng và chấm dứt tình trạng này.

6 lý do khiến bạn nói chuyện khó hiểu, thiếu logic (kèm giải pháp)

Lý do #1: Bạn không biết thứ người khác muốn nghe

Khi mình không biết đối phương muốn nghe điều gì, mình rất dễ nói chuyện dài dòng, lan man.

Ví dụ, khi bạn là nhân viên và cần trình bày với sếp về công việc đang triển khai. Nếu là một người nói chuyện lan man, dài dòng thì cuộc trò chuyện sẽ diễn ra như thế này:

Trong trường hợp trên, người sếp chỉ muốn biết kết quả trước, cách làm sau.

Có khi, một nguyên nhân sâu xa hơn khiến mình không thể trình bày trơn tru với sếp là do: Bạn chưa làm đúng như tiến độ được giao nhưng không dám nói thẳng ra là mình chưa làm được vì sợ sếp đánh giá thấp.

Vậy nên, mình cố kể thật nhiều thứ mình đã làm (quá trình) để sếp công nhận mặc dù công việc vẫn chưa đúng tiến độ (kết quả). Nhưng nếu bạn càng cố gắng nói chuyện vòng vo, dài dòng thì sếp sẽ càng đánh giá thấp. Vì khi đó, sếp sẽ nghĩ:

“Bạn này vòng vo để cố biện hộ cho dự án chưa tốt này.”

“Bạn này chỉ đang lo cho cái tôi của mình chứ không lo cho mục tiêu chung của dự án.”

Giải pháp là: Hãy phân biệt giữa CÁCH LÀM và KẾT QUẢ.

Trong tình huống trên, bạn nên nhận ra ý nghĩa đằng sau câu hỏi của Sếp:

Khi Sếp hỏi: “Dự án này đang như thế nào rồi?”

Thì ý Sếp có nghĩa là: “Cho anh biết kết quả của dự án này?”

Có 1 công thức để bạn có thể nói chuyện ngắn gọn và dễ hiểu hơn: Đã – Đang – Sẽ.

Trình bày ngắn gọn và theo thứ tự:

• • Bạn đã làm gì?

• • Bạn đang làm gì?

• • Bạn sẽ làm gì?

Nếu áp dụng công thức “Đã – Đang – Sẽ” vào tình huống phía trên, cuộc trò chuyện sẽ diễn ra như sau:

Chỉ cần trả lời mỗi vế ngắn gọn, đủ thông tin thì bạn đã có thể trở nên nổi bật, và được đánh giá là người hiểu chuyện khi giao tiếp với người khác.

Lý do #2: Gian gian, díu díu, mập mờ

Đôi khi, mình nói chuyện vòng vo là do chính bản thân mình cũng có cảm giác gian gian, díu díu, mập mờ. Trong vấn đề này, anh sẽ cho bạn 2 ví dụ để bạn có thể dễ dàng hình dung và áp dụng vào cuộc sống của mình.

Ví dụ đầu tiên: trong mối quan hệ với người yêu. Giả sử, sau khi bạn có một buổi đi chơi với một đám bạn và về nhà thì người yêu hỏi:

Đó chính là sự lan man, lòng vòng nhưng với tình huống này thì đây không hẳn là câu chuyện về kỹ năng giao tiếp. Nguyên nhân là do mình lo lắng, hơi “chột dạ” và sợ bị người kia hiểu lầm. Càng sợ, mình lại càng nói chuyện vòng vo nên đối phương lại càng cảm thấy nghi ngờ hơn.

Đây là trường hợp bạn không cần xem lại kỹ năng giao tiếp, mà nó liên quan đến sự chắc chắn về giá trị bản thân. Ví dụ, nếu thật sự mình không có gì phải sợ thì hãy cứ chân thành và thẳng thắn:

Đó là một người hiểu rõ giá trị của mình và muốn cho đối phương cảm giác an tâm về mình: Có thì nói là có, không thì nói là không.

Ví dụ thứ hai: trong công việc và mối quan hệ với sếp. Giả sử, có một công việc sếp giao mà vì một lý do nào đó bạn không hoàn thành đến hạn. Mọi người thường sẽ phản ứng như sau:

Nhưng trong trường hợp này, bạn cần xác định thật rõ ràng với bản thân: Chưa có nghĩa là chưa có, sai là sai, đúng là đúng. Và mình sẵn sàng tinh thần để học hỏi trong những lần sau.

Bạn có thể chân thành và thẳng thắn trả lời là:

Đó là điều tạo nên sự nổi bật của bạn bởi vì bạn hiểu rõ suy nghĩ của mình, nói ra một cách rõ ràng với một tinh thần chân thành, thẳng thắn và cầu tiến. Và kỹ năng này không dễ, bạn có thể sẽ phải chuẩn bị sẵn một câu nói cụ thể mà mình muốn nói và luyện tập thật nhiều.

Lý do #3: Bạn không hiểu đủ sâu thứ mình đang nói

Đây là trường hợp phổ biến khi bạn không có kiến thức sâu trong chủ đề mà mình chia sẻ, nên sẽ rất dễ để mình nói chuyện dài dòng, khó hiểu. Và khi mình càng sợ người khác không hiểu, mình lại càng nói dài dòng hơn.

Ví dụ, khi bạn cần phải chia sẻ kiến thức mà mình học được với người khác.

Vì không hiểu sâu về thứ mình đang nói, nên bạn trình bày rất dài dòng, lan man và làm cho người nghe cảm thấy bối rối.

Có một nguyên tắc mà bạn cần nhớ: Biết 10 mới nói được 7

Nên là nếu bạn chỉ biết đến mức 7, bạn chỉ chia sẻ được 5 mà thôi.

Trong trường hợp này, có 2 giải pháp mà anh muốn chia sẻ cho bạn:

Giải pháp #1: Tiếp tục đào sâu, nghiên cứu hoặc tốt hơn là trò chuyện với người giỏi hơn mình trước khi chia sẻ kiến thức.

Những người giỏi hơn có thể góp ý và chia sẻ cho bạn nhiều góc nhìn khác nhau mà đôi khi chỉ tự nghiên cứu một mình thì bạn sẽ không thể tự nhận ra. Đôi khi, họ không chỉ đưa cho mình định hướng, góc nhìn mà còn là câu hỏi – thứ giúp bạn hiểu sâu hơn về kiến thức mà mình sắp chia sẻ.

Giải pháp #2: Quản trị mong đợi

Trước khi bắt đầu buổi chia sẻ, bạn có thể chuẩn bị một câu nói để thiết lập mong đợi về những gì mà người nghe có thể mong đợi học được sau khi nghe bài chia sẻ của mình. Ví dụ khi bạn có một buổi chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với cộng sự trong công ty, bạn có thể nói:

Có như vậy, bạn sẽ cảm thấy thoải mái và tự tin hơn rất nhiều mà không cần phải cố gắng để “gồng” lên để chia sẻ.

Lý do #4: Bạn biết quá nhiều

Khi có quá nhiều đam mê và kiến thức trong một lĩnh vực nào đó, bạn sẽ gặp 2 vấn đề:

• • Bạn mặc định là mình say mê với chủ đề này nên người nghe cũng sẽ say mê giống như bạn, vậy nên bạn chia sẻ và nói rất nhiều kiến thức khác nhau với họ.

• • Vì biết rất nhiều, nên bạn có xu hướng sử dụng nhiều “thuật ngữ chuyên ngành” để chia sẻ (điều này đặc biệt đúng với những bạn đang làm chuyên môn). Và bạn dùng thuật ngữ như thể là người khác cũng sẽ hiểu giống bạn.

Đó là 2 trường hợp khiến bạn rất dễ nói chuyện dài dòng. Vậy nên, anh có giải pháp dành cho bạn: Trước khi chia sẻ với bất kỳ ai, bạn cần tìm hiểu người nghe bằng cách trả lời 4 câu hỏi sau:

Khi đã tìm hiểu về họ, bạn sẽ biết chính xác mình cần chia sẻ điều gì, chia sẻ như thế nào để người khác muốn nghe mà không bị dài dòng, lan man.

Lý do #5: Bạn không có kỹ năng để sắp xếp lời nói

Nếu bạn đã có đủ những yếu tố cần thiết để chia sẻ:

• • Biết mình cần nói gì (kiến thức, hiểu bản thân)

• • Biết người nghe cần gì (hiểu người nghe)

Nhưng lại không biết cách sắp xếp câu từ, nói ra một cách lộn xộn thì người khác cũng không thể nào hiểu ý của mình được.

Lý do là mình chưa biết cách sắp xếp trật tự suy nghĩ của mình để khi cần thì mình có thể nói ra đúng thông tin mà mình muốn. Anh có một video riêng về chủ đề này chia sẻ một vài công thức để bạn có thể sắp xếp suy nghĩ của mình và nói chuyện một cách logic. Bạn có thể xem thêm tại đây.

Lý do #6: Bạn là người ít giao tiếp

Điều này đúng với những bạn làm việc chuyên môn, công việc không cần phải giao tiếp nhiều. Việc ít giao tiếp dần biến thành thói quen làm cho mình trở nên lười giao tiếp.

Ví dụ, khi cần phải giao tiếp trong công việc với đồng nghiệp.

Chúng ta thường có suy nghĩ là:

“Có thể nào không nói chuyện được không? Để yên cho tui làm đi!”

Chính suy nghĩ đó làm cho mình cố gắng nói cho xong, nói cho có.

Với những người đồng nghiệp dễ tính, họ có thể thông cảm và cho qua.

Tuy nhiên, khi cần phải trao đổi sâu với sếp để phối hợp công việc thì nếu mình vẫn giữ suy nghĩ đó thì sẽ dễ rơi vào trường hợp nói chuyện dài dòng nhưng cũng không giải quyết được vấn đề.

Vậy nên, sếp sẽ càng hỏi dồn dập, mình càng rối thì lại càng nói dài dòng và đôi khi là nói những điều mà ngay chính bản thân mình cũng cảm thấy không có ý nghĩa.

Đôi khi, điều này đến từ tư duy của mình:

“Mình không hợp, mình không có khiếu ăn nói nên giao tiếp như vậy là đúng rồi.”

Nếu bạn cũng cảm thấy vấn đề này ở bản thân mà chưa biết cách bắt đầu từ đâu, bạn có thể tham khảo buổi Workshop Public Speaking miễn phí của anh. Trong buổi đó, anh có chia sẻ kỹ hơn về những cách để có thể thay đổi niềm tin tiêu cực của mình với kỹ năng này để không còn sợ hãi khi phải giao tiếp nữa.

Lời Kết

Dù bạn gặp khó khăn trong trường hợp nào, thì có một điều mà anh muốn bạn nhớ rằng:

Giao tiếp là kỹ năng, chỉ cần bạn dành thời gian và công sức thì bất kỳ kỹ năng nào cũng đều có thể rèn luyện được. st